Kişisel verilerin korunması günümüzde büyük önem taşırken, özellikle dijitalleşmeyle birlikte yurt dışına veri aktarımı yapan şirketlerin sorumlulukları da artıyor. Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), bu konuda şirketleri yakından ilgilendiren önemli bir uyarı yayınladı. Yapılan açıklamada, standart sözleşmelerdeki hataların veri aktarımını geçersiz kılabileceği belirtildi. Peki, şirketlerin bu konuda nelere dikkat etmesi gerekiyor?

Veri Aktarımında Sözleşme Hataları ve Riskler

KVKK'nın uyarısına göre, şirketlerin standart sözleşmelerde sıklıkla yaptığı hatalar, veri aktarımını yasa dışı hale getirebilir. Bu hataların başında imza, yetki ve süre konularındaki eksiklikler geliyor. Özellikle imzasız veya eksik imzalı sözleşmelerle kişisel verilerin yurt dışına aktarılması mümkün değil. Ayrıca, yurt dışında düzenlenen belgeler için apostil onayının alınmaması da sözleşmeleri geçersiz kılabilir. Bu durum, e-ticaret platformlarından bulut hizmeti sağlayıcılarına kadar birçok şirketi etkileyebilir.

• İmza eksikliği
• Yetki belgesi olmaması
• Sürelerin belirtilmemesi
• Apostil onayının alınmaması

Bu tür hatalar, şirketlerin yüksek para cezalarıyla karşılaşmasına ve itibar kaybına uğramasına neden olabilir. Bu nedenle, veri aktarımı yapmadan önce sözleşmelerin dikkatlice incelenmesi ve gerekli tüm yasal prosedürlerin yerine getirilmesi büyük önem taşıyor.

Apostil Onayı Neden Önemli?

Yurt dışında düzenlenen belgelerin Türkiye'de geçerli olabilmesi için apostil onayı alınması gerekiyor. Apostil, bir belgenin gerçekliğini ve yasal olarak geçerli olduğunu teyit eden bir şerh türüdür. Özellikle Almanya, Hollanda ve ABD gibi ülkelerden gelen belgelerde bu onayın bulunması zorunlu. Aksi takdirde, sözleşmeler geçersiz sayılabilir ve veri aktarımı yasa dışı hale gelebilir. Bu nedenle, şirketlerin yurt dışı kaynaklı belgeler için apostil onayı almayı ihmal etmemesi gerekiyor.

Şirketler Ne Yapmalı?

KVKK'nın uyarısı doğrultusunda, şirketlerin veri aktarımı süreçlerini gözden geçirmesi ve aşağıdaki adımları izlemesi gerekiyor:

• Mevcut sözleşmelerin imza, yetki ve süre açısından kontrol edilmesi
• Yurt dışı kaynaklı belgeler için apostil onayının alınıp alınmadığının incelenmesi
• KVKK'nın yayınladığı rehberlere ve yönergeler uygun hareket edilmesi
• Gerekirse hukuk uzmanlarından destek alınması

Bu adımların izlenmesi, şirketlerin veri aktarımı süreçlerini yasalara uygun hale getirmesine ve olası risklerden korunmasına yardımcı olacaktır.

KVKK'nın bu uyarısı, veri aktarımının ne kadar hassas bir konu olduğunu bir kez daha gözler önüne seriyor. Şirketlerin bu konuda dikkatli olması, yasal düzenlemelere uyması ve gerekli önlemleri alması büyük önem taşıyor. Aksi takdirde, veri aktarımındaki basit hatalar, şirketler için ciddi sonuçlar doğurabilir.